Taloyhtiön hallitus, joka vertailee kiinteistöhuoltoja ensimmäistä kertaa, huomaa nopeasti, että tarjousten kuukausihinnat eivät kerro juuri mitään. Tässä artikkelissa käydään läpi, miten kiinteistöhuoltoja kannattaa vertailla niin, että tarjoukset saadaan samalle viivalle, piilokulut tulevat esiin ja valittu huoltoyhtiö hoitaa myös tammikuun pakkasyöt eikä vain kesän nurmikonleikkuun. Kun tekee vertailun kunnolla kerran, välttää sopimuksen, jonka korjaamiseen menee seuraavat 2-3 vuotta.
Miksi tarjouksia ei voi verrata sellaisenaan
Tyypillinen tilanne on tällainen: 30 huoneiston kerrostalo pyytää kolme tarjousta. Yksi on 18 €, toinen 24 € ja kolmas 29 € huoneistoa kohden kuukaudessa. Hallitus kallistuu halvimpaan.
Ensimmäisenä talvena selviää, että halvimpaan hintaan ei kuulunut lumen auraus yli 10 cm:n lumikertymän jälkeen, katolta pudotettavat lumet laskutettiin tuntityönä ja päivystyskäynnit maksoivat erikseen. Vuoden lopussa kokonaiskustannus oli suurempi kuin kalleimmassa tarjouksessa.
Tämä on alan yleisin myytti: halvin kuukausihinta ei tarkoita halvinta vuosikustannusta. Huoltoyhtiöiden välinen todellinen hintaero syntyy siitä, mitä peruspaketin ulkopuolelle jää.
Näin vertailet kiinteistöhuoltoja vaihe vaiheelta
Kokenut isännöitsijä aloittaa vertailun tarjouspyynnöstä, ei tarjouksista. Jos jokainen huoltoyhtiö saa tarjota mitä haluaa, vertailukelpoista aineistoa ei synny.
1. Tee yhteinen tehtäväluettelo. Kirjaa siihen kaikki tehtävät: talotekniikan kierrokset, IV-koneen suodattimen vaihdot, käyttöveden lämpötilan seuranta, porraskäytävien siivous, pihatyöt, lumityöt, hiekoitus ja syyssiivous. Pohjana voi käyttää RAKLI:n kiinteistönhoidon tehtäväluetteloa, jota moni isännöitsijä käyttää valmiiksi.
2. Määrittele laatutaso. ”Lumityöt” ei riitä. Kirjaa, millä lumikertymällä auraus alkaa (esimerkiksi 5 cm kulkuväylillä, 10 cm pysäköintialueella) ja mihin kellonaikaan mennessä kulkureitit on oltava auki arkiaamuisin.
3. Pyydä hinnat samalla rakenteella. Erittele kiinteä kuukausihinta, lisätöiden tuntihinta, päivystyksen hälytysmaksu sekä materiaalit, kuten hiekoitussepeli ja suolaus.
4. Laske arvioitu vuosikustannus. Käytä edellisten 2-3 vuoden toteumia: montako päivystyskäyntiä oli, montako tuntia lisätöitä, montako kertaa lumet pudotettiin katolta. Kerro nämä määrät jokaisen tarjoajan yksikköhinnoilla.
5. Haastattele ja käy katsomassa. Pyydä tavata alueen kiinteistönhoitaja itse, ei pelkästään myyjää.
Vuosikustannuksen muodostumista on käyty tarkemmin läpi artikkelissa kiinteistöhuollon vuosihinnasta.
Hinnoittelumallit ja niiden sudenkuopat
Suomessa yleisin malli on kuukausimaksu huoneistoa tai neliötä kohden. Kerrostaloissa hinnat liikkuvat sisällön ja paikkakunnan mukaan karkeasti 15-40 € huoneistolta kuukaudessa. Pääkaupunkiseudulla ja Tampereella hinnat ovat yleensä korkeampia kuin pienemmillä paikkakunnilla, mutta Pohjois-Suomessa talvikunnossapidon osuus kasvaa, ja se tasoittaa eroja.
Kiinteä paketti sopii rivitaloille ja pienille kohteille, joissa tehtävät ovat ennakoitavia. Tuntilaskutus erityistehtäville, tavallisesti 50-80 € tunnilta arkipäivänä, on järkevä täydennys, mutta pelkän tuntilaskutuksen varaan rakennettu sopimus tekee budjetoinnista lähes mahdotonta.
Päivystyksessä kannattaa tarkistaa kolme asiaa: onko kiinteä päivystysmaksu, mitä yksittäinen hälytyskäynti maksaa ja mistä hetkestä laskutus alkaa. Eri mallien erot on purettu artikkelissa päivystyksen hinnoittelusta.
Mitä hinnan lisäksi kannattaa vertailla
Ammattilainen katsoo ensin, kuka kohteessa oikeasti käy. Pysyvä nimetty kiinteistönhoitaja, joka tuntee talon lämmönjakohuoneen ja tietää, missä patteriverkoston ilmausventtiilit ovat, on arvokkaampi kuin mikään sopimuspykälä. Kysy, montako kohdetta yhdellä huoltomiehellä on ja kuinka usein henkilöt vaihtuvat.
Pätevyys on toinen mittari. Kiinteistönhoitajan ammattitutkinto kertoo, että henkilö hallitsee talotekniikan perusteet: LVI-järjestelmät, kaukolämmön alajakokeskuksen säädöt ja koneellisen ilmanvaihdon toiminnan. Sähkötöihin tarvitaan lisäksi asianmukainen sähköpätevyys, ja on hyvä tarkistaa, tekeekö huoltoyhtiö niitä itse vai alihankintana.
Kolmas mittari on raportointi. Hyvä huoltoyhtiö pitää huoltokirjaa ajan tasalla, kirjaa vikailmoitukset sähköiseen järjestelmään ja toimittaa hallitukselle säännöllisen yhteenvedon tehdyistä töistä. Jos tarjoaja ei osaa näyttää esimerkkiraporttia, se kertoo paljon.
Neljäs on vasteaika. Pakkasyönä, kun lämmin käyttövesi loppuu tai kellarissa on vesivahinko, ratkaisee, tuleeko päivystäjä paikalle tunnissa vai neljässä. Asunto-osakeyhtiölain mukainen kunnossapitovastuu on taloyhtiöllä, joten hidas reagointi muuttuu nopeasti hallituksen ongelmaksi.
Yleisimmät virheet vertailussa
Ensimmäinen virhe on pelkkä kuukausihintojen vertailu ilman vuosikustannuslaskelmaa. Tästä seuraa juuri yllä kuvattu tilanne, jossa halvin osoittautuu kalleimmaksi.
Toinen virhe on epämääräinen sopimusteksti. ”Lumityöt tarpeen mukaan” tarkoittaa käytännössä sitä, mitä huoltoyhtiö kulloinkin pitää tarpeellisena. Kirjaa laatutasot, aikarajat ja sanktiot sopimukseen. Tarkistuslista löytyy artikkelista kiinteistöhuoltosopimuksen sisällöstä.
Kolmas virhe on kilpailutus väärään aikaan. Jos sopimus vaihtuu marraskuussa, uusi huoltoyhtiö ei ehdi tutustua kohteeseen ennen ensilunta. Paras ajankohta uuden sopimuksen alkamiselle on keväällä tai alkukesästä, jolloin talotekniikan kierrokset ja syksyn ennakkotyöt ehditään käydä läpi rauhassa.
Milloin perusohjeet eivät päde
Loma-asunnoissa ja omakotitaloissa vertailun painopiste on eri. Kuukausisopimus on harvoin järkevä, ja tärkeämpää on, että palveluntarjoaja käy tarkistamassa kiinteistön sovitusti talvella ja reagoi esimerkiksi sähkökatkokseen, joka voi jäädyttää putket tyhjillään olevassa talossa.
Liikekiinteistöissä ja toimistoissa korostuvat vuokralaisten vaatimukset, kulunvalvonta ja palvelutasosopimukset. Pelkkä huoneistokohtainen hinnoittelu ei sovellu, vaan vertailu tehdään neliöiden ja palvelutason perusteella.
Pienessä rivitaloyhtiössä taas paikallinen yhden tai kahden hengen huoltoliike voi olla paras ratkaisu, vaikka sillä ei olisikaan omaa ympärivuorokautista päivystystä. Silloin päivystys kannattaa sopia erikseen ja kirjata hälytysketju selkeästi.
UKK
Kuinka monta tarjousta kiinteistöhuollosta kannattaa pyytää?
Yleensä 3-5 tarjousta riittää. Pienemmällä määrällä vertailupohja jää kapeaksi, ja suuremmalla määrällä hallituksen työmäärä kasvaa, mutta päätöksen laatu ei juuri parane.
Kuinka usein huoltosopimus kannattaa kilpailuttaa?
Sopiva väli on 3-5 vuotta. Jos huoltoyhtiö toimii hyvin, hinnat voi tarkistaa kevyemmin markkinatilannetta vasten ilman täyttä kilpailutusta.
Voiko huoltoyhtiön vaihtaa kesken sopimuskauden?
Voi, jos sopimuksessa on irtisanomisehto tai jos huoltoyhtiö on rikkonut sopimusta olennaisesti. Irtisanomisaika on tyypillisesti 3-6 kuukautta, joten vaihto kannattaa ajoittaa niin, että uusi toimija aloittaa ennen talvikautta.
Vertailun tärkein tulos on vuosikustannus ja luottamus
Hyvä vertailu tehdään omalla tehtäväluettelolla, samalla hinnoittelurakenteella ja toteutuneilla määrillä laskettuna. Kun mukaan otetaan kiinteistönhoitajan pysyvyys, pätevyys, raportointi ja päivystyksen vasteaika, tarjousten väliset todelliset erot tulevat esiin. Viimeinen käytännön vinkki on varata hallituksen kokoukselle aikaa kysyä jokaiselta tarjoajalta sama kysymys: mitä teette, kun pakkasta on -25 astetta ja lämmitys pettää kello kolme yöllä? Vastaus kertoo enemmän kuin hintataulukko.