Huoltosopimuksen irtisanominen tulee taloyhtiön hallitukselle eteen yleensä silloin, kun lumityöt ovat jääneet tekemättä, vikailmoituksiin vastataan hitaasti tai vuosihinta on noussut selvästi yli muun tarjonnan. Itse irtisanominen on helppoa, mutta siirtymävaihe ratkaisee, jääkö taloon katkos lumitöissä, päivystyksessä tai talotekniikan tiedoissa. Tämä artikkeli käy läpi, miten irtisanominen tehdään oikein, mitä lähtevältä huoltoyhtiöltä pitää saada takaisin ja miten vaihto ajoitetaan niin, ettei asukas huomaa muutosta muuten kuin parempana palveluna.
Huoltosopimuksen irtisanominen alkaa nykyisen sopimuksen lukemisesta
Ennen kuin hallitus tekee päätöksen, isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja kaivaa esiin voimassa olevan sopimuksen liitteineen. Kiinteistöhuollon sopimuksissa irtisanomisaika on tyypillisesti 3-6 kuukautta, ja irtisanominen tulee usein voimaan kalenterikuukauden lopussa. Osa sopimuksista on määräaikaisia, esimerkiksi 2-3 vuoden mittaisia, eikä niitä voi irtisanoa kesken kauden ilman sopimusrikkomusta.
Kokenut isännöitsijä katsoo ensin kolme kohtaa: irtisanomisaika, mahdollinen automaattinen jatkuminen sekä se, onko sopimukseen kirjattu erillisiä siirtymävaiheen velvoitteita. Jos sopimus jatkuu automaattisesti vuodeksi kerrallaan, irtisanomisen myöhästyminen viikollakin voi sitoa taloyhtiön koko seuraavaksi vuodeksi.
Toimivan sopimuksen sisältöä on käsitelty tarkemmin artikkelissa kiinteistöhuoltosopimuksen sisällöstä, ja samat kohdat kannattaa tarkistaa myös uudesta sopimuksesta ennen allekirjoitusta.
Myytti: irtisanominen vaatii aina yhtiökokouksen päätöksen
Moni hallituksen jäsen olettaa, että huoltoyhtiön vaihto pitää viedä yhtiökokoukseen. Asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiön tavanomainen hallinto kuuluu hallitukselle, ja kiinteistöhuollon sopimukset ovat käytännössä aina tätä tavanomaista hallintoa. Hallitus voi siis päättää irtisanomisesta ja uuden sopimuksen tekemisestä kokouksessaan, ja päätös kirjataan pöytäkirjaan.
Poikkeuksia on. Jos yhtiöjärjestyksessä on erityismääräyksiä tai jos uusi sopimus muuttaisi merkittävästi taloyhtiön toimintaa, esimerkiksi oman talonmiehen palkkaaminen työsuhteeseen, asia kannattaa tuoda osakkaiden tietoon yhtiökokouksessa. Osakkaille tiedottaminen on joka tapauksessa järkevää, koska huoltoyhtiö näkyy asukkaiden arjessa enemmän kuin mikään muu palvelu.
Näin irtisanominen tehdään vaihe vaiheelta
Irtisanominen tehdään aina kirjallisesti. Sähköposti voi riittää, jos sopimus sen sallii, mutta varmin tapa on lähettää irtisanomisilmoitus sopimuksessa nimetylle yhteyshenkilölle ja pyytää kirjallinen vahvistus vastaanottamisesta. Ilmoituksessa mainitaan taloyhtiön nimi, sopimuksen tunniste, irtisanomisen päivämäärä ja päivä, jolloin sopimus päättyy.
Ammattilainen etenee yleensä tässä järjestyksessä:
– Kilpailutus ja uuden huoltoyhtiön valinta ennen irtisanomista, jotta väliin ei jää tyhjää jaksoa
– Hallituksen päätös ja pöytäkirjamerkintä
– Kirjallinen irtisanomisilmoitus ja vastaanottovahvistus
– Siirtymäpalaveri, jossa ovat mukana lähtevä huoltoyhtiö, uusi huoltoyhtiö ja isännöitsijä
– Yhteinen kierros kiinteistössä ja luovutuspöytäkirja
Järjestyksellä on merkitystä. Jos irtisanot ensin ja kilpailutat vasta sitten, neuvotteluasema heikkenee, koska aikaraja painaa päälle. Koko prosessia on käsitelty laajemmin artikkelissa huoltoyhtiön vaihtamisesta taloyhtiössä.
Siirtymävaiheen ajoitus ja talvikausi
Pahin mahdollinen vaihtopäivä on 1.12. tai 1.1. Uusi huoltomies ei vielä tunne kiinteistöä, aurauksen järjestys on hakusessa ja ensimmäinen kunnon lumipyry osuu juuri siihen viikkoon, kun avaimet ovat vielä väärässä paikassa. Pohjois-Suomessa, kuten Oulussa tai Rovaniemellä, sama riski koskee jo marraskuuta.
Kokemus on osoittanut, että huhti- tai toukokuun alku on selvästi helpoin vaihtoajankohta. Lumityöt ovat loppumassa, kevätsiivous on hyvä ensimmäinen yhteinen työ ja uudella kiinteistönhoitajalla on koko kesä aikaa oppia talotekniikka ennen lämmityskautta. Jos irtisanomisaika on kuusi kuukautta, irtisanominen kannattaa tehdä syys-lokakuussa.
Talvella tehtävää vaihtoa ei aina voi välttää. Silloin sopimukseen kannattaa kirjata, että lähtevä huoltoyhtiö hoitaa lumen aurauksen ja hiekoituksen sovittuun päivään asti ja uusi aloittaa samana yönä, ilman päällekkäisyyttä tai aukkoa.
Mitä lähtevältä huoltoyhtiöltä pitää saada
Kiinteistön tiedot kuuluvat taloyhtiölle, eivät huoltoyhtiölle. Tämä koskee myös sähköistä huoltokirjaa, vaikka se olisi ollut huoltoyhtiön omassa järjestelmässä. Huoltokirjan pitää siirtyä taloyhtiölle käytettävässä muodossa, ja sen merkitystä on avattu artikkelissa huoltokirjan sisällöstä ja päivittämisestä.
Luovutuspöytäkirjaan kirjataan kaikki avaimet ja kulunvalvonnan tunnisteet. Jos talossa on esimerkiksi iLOQ- tai Abloy-järjestelmä, lähtevän huoltoyhtiön sähköiset avaimet poistetaan käyttöoikeuksista samana päivänä. Mekaaniset yleisavaimet lasketaan ja kuitataan numeroittain.
Talotekniikan osalta uusi kiinteistönhoitaja tarvitsee kaukolämmön alakeskuksen säätöarvot, IV-koneen käyntiajat ja suodatinkoot, viimeisimmän suodattimen vaihtopäivän, lämpimän käyttöveden lämpötilan sekä tiedon avoimista vioista. Rakennusautomaation tunnukset siirretään ja vanhat tunnukset suljetaan.
Yleisimmät virheet siirtymävaiheessa
Päivystysnumero jää vanhaksi. Porraskäytävien ilmoitustauluilla, hissien tarroissa ja taloyhtiön verkkosivuilla näkyy vielä viikkoja vaihdon jälkeen vanhan huoltoyhtiön numero. Pakkasyönä vesivahingon sattuessa asukas soittaa yritykselle, jolla ei ole enää sopimusta eikä avaimia. Numerot vaihdetaan samana päivänä, kun sopimus vaihtuu.
Avoimet työt unohtuvat. Vanha huoltoyhtiö on luvannut korjata vuotavan hanan tai säätää patteriverkoston, mutta työ jää kesken. Luovutuspöytäkirjaan listataan kaikki avoimet vikailmoitukset ja sovitaan, kumpi ne hoitaa.
Lopputarkastusta ei tehdä. Ilman yhteistä kierrosta taloyhtiö ei pysty jälkikäteen osoittamaan, missä kunnossa kiinteistö luovutettiin. Kun uusi huoltomies löytää kuukauden päästä tukkoisen viemärin tai laiminlyödyn vuosihuollon, vastuukysymys jää auki.
Viimeinen lasku ja lisätyöt
Irtisanomisajan viimeisillä kuukausilla on tavallista, että lisätöiden laskutus kasvaa. Isännöitsijän kannattaa käydä viimeiset 2-3 laskua tarkasti läpi ja verrata niitä sopimuksen tehtäväluetteloon. Jos peruspakettiin kuuluva työ on laskutettu erikseen tuntilaskutuksena, siitä huomautetaan kirjallisesti ennen maksua.
Lähtevä huoltoyhtiö ei saa myöskään jättää sopimuksen mukaisia töitä tekemättä irtisanomisajalla. Sopimus on voimassa viimeiseen päivään asti, ja kuukausimaksu maksetaan täydestä palvelusta.
UKK
Voiko huoltosopimuksen irtisanoa heti, jos palvelu on ollut huonoa?
Vain jos huoltoyhtiö on rikkonut sopimusta olennaisesti ja rikkomus on dokumentoitu, esimerkiksi toistuvasti tekemättä jääneet lumityöt ja kirjalliset reklamaatiot. Muuten noudatetaan sopimuksen irtisanomisaikaa.
Kuka omistaa huoltokirjan, kun huoltoyhtiö vaihtuu?
Huoltokirja ja kiinteistön tiedot kuuluvat taloyhtiölle. Lähtevän huoltoyhtiön on luovutettava ne, ja siirtomuodosta kannattaa sopia jo uutta sopimusta tehtäessä.
Pitääkö osakkaille kertoa huoltoyhtiön vaihdosta?
Lain mukaan erillistä velvollisuutta ei ole, mutta tiedote uudesta päivystysnumerosta, huoltomiehen nimestä ja vaihtopäivästä tulee lähettää kaikille asukkaille viimeistään viikkoa ennen vaihtoa.
Hallitun vaihdon tärkein työ tehdään ennen vaihtopäivää
Huoltosopimuksen irtisanominen on hallitukselle yhden pöytäkirjamerkinnän ja yhden kirjeen asia. Varsinainen työ on siirtymävaiheessa: ajoitus lumikauden ulkopuolelle, luovutuspöytäkirja avaimista ja tunnisteista, huoltokirjan siirto ja päivystysnumeroiden vaihto samana päivänä. Kun nämä on sovittu kirjallisesti ennen kuin vanha sopimus päättyy, uusi kiinteistönhoitaja pääsee aloittamaan ilman arvailua ja asukkaat saavat palvelun ilman katkoa.