Taloyhtiön hallitus huomaa henkilöstön vaihtuvuuden yleensä vasta, kun jokin menee pieleen: uusi huoltomies ei löydä sulkuventtiiliä, lämmönjakohuoneen ovi on lukossa väärällä avaimella tai sama vikailmoitus tehdään kolmatta kertaa. Tässä artikkelissa käydään läpi, miksi huoltoyhtiön henkilöstön pysyvyys vaikuttaa suoraan huollon laatuun ja kustannuksiin ja miten taloyhtiö voi varmistaa, että tuttu huoltomies pysyy kohteessa tai että tieto ei katoa, kun hän vaihtuu. Hyöty on konkreettinen: vähemmän turhia käyntejä, nopeampi vianhaku ja parempi kuva kiinteistön todellisesta kunnosta.
Miksi tuttu huoltomies säästää rahaa
Kiinteistönhoitaja, joka on hoitanut samaa kerrostaloa 3-5 vuotta, tietää asioita, joita ei lue mistään. Hän tietää, että C-rapun kolmannen kerroksen patteriverkosto ilmaantuu joka syksy, kun lämmitys käynnistyy. Hän tietää, mikä IV-koneen hihna on ollut vaihdossa viimeksi ja minkä kokoisia ilmanvaihdon suodattimia varastossa pitää olla.
Uusi huoltomies käyttää saman asian selvittämiseen helposti tunnin tai kaksi. Kun ylimääräinen työ laskutetaan tuntilaskutuksena 55-80 € tunnilta, pienikin selvittely näkyy laskulla. Kalliimmaksi tulee kuitenkin se, mitä jää huomaamatta.
Tyypillinen esimerkki: rivitaloyhtiössä viemärin hajuongelma toistuu keväisin. Pitkäaikainen talonmies muistaa, että sama ilmiö esiintyi edellisinäkin vuosina roudan sulaessa ja että syy oli painunut tarkastuskaivo. Uusi tekijä lähtee etsimään vikaa huoneistojen lattiakaivoista, ja yhtiö maksaa kuvauksesta, jota ei olisi tarvittu.
Henkilöstön pysyvyys huoltoyhtiössä – mitä se tarkoittaa käytännössä
Kiinteistönhoitoalalla vaihtuvuus on tunnetusti suurta. Suurissa ketjuissa huoltoalueita järjestellään uudelleen, ja yksittäinen kohde voi saada uuden vastuuhenkilön kerran vuodessa tai useammin. Pienemmissä paikallisissa yrityksissä sama henkilö voi hoitaa kohdetta vuosikymmenen.
Pysyvyyttä ei kuitenkaan pidä mitata vain sillä, onko huoltomies sama. Olennaista on, miten tieto siirtyy. Yhtiö, jossa huoltomies vaihtuu mutta kohteen tiedot, laitekortit ja aiemmat työtilaukset ovat järjestelmässä ajan tasalla, voi toimia paremmin kuin yhtiö, jossa sama henkilö on pitänyt kaiken päässään.
Kokenut isännöitsijä katsoo ensin kolme asiaa: kuka on kohteen nimetty vastuuhenkilö, kuka hänen sijaisensa on ja missä kohteen tiedot säilytetään. Jos mihinkään näistä ei saa selvää vastausta, riski on suuri.
Myytti: pieni paikallinen yritys on aina pysyvämpi
Yleinen käsitys on, että yhden tai kahden hengen paikallinen huoltoliike takaa tutun huoltomiehen. Usein näin onkin, mutta haavoittuvuus on toinen. Kun ainoa tekijä sairastuu tammikuun pakkasilla tai jää eläkkeelle, sijaista ei välttämättä ole lainkaan.
Pohjois-Suomessa ja pienillä paikkakunnilla tämä on todellinen ongelma. Lumityöt, hiekoitus ja jään pudotus räystäiltä eivät odota, ja päivystys vesivahingon tai sähkökatkoksen sattuessa on hoidettava jollakin. Iso huoltoyhtiö voi tarjota vähemmän henkilökohtaista palvelua mutta paremman varamiesjärjestelmän.
Päätöksen pohjaksi ei siis kannata ottaa yrityksen kokoa, vaan sitä, miten sijaisuudet ja tiedon siirto on järjestetty. Erot ovat käytännössä samoja kuin silloin, kun taloyhtiö punnitsee vaihtoehtoja oman talonmiehen ja ulkoistetun huoltoyhtiön välillä.
Näin turvaat jatkuvuuden huoltosopimuksessa
Henkilöstön pysyvyydestä voi sopia. Moni hallitus ei vain tule kysyneeksi. Ammattilainen kirjaa huoltosopimukseen ainakin seuraavat asiat:
– nimetty vastuuhenkilö ja nimetty varahenkilö kohteelle
– ilmoitusvelvollisuus, jos vastuuhenkilö vaihtuu, esimerkiksi 30 päivää etukäteen
– perehdytyskäynti uuden henkilön kanssa ilman erillistä laskutusta
– velvoite päivittää huoltokirja ja laitetiedot ennen vaihdosta
– kohteen avainten ja kulkutunnisteiden luovutus kirjallisesti kuitaten
Näitä ehtoja kannattaa käsitellä samalla, kun käydään läpi, mitä kiinteistöhuoltosopimuksen tulisi sisältää muutenkin. Perehdytyskäynti on erityisen arvokas. Kun lähtevä ja tuleva kiinteistönhoitaja kiertävät kohteen yhdessä lämmönjakohuoneesta vesikatolle, tieto siirtyy tehokkaammin kuin minkään raportin kautta.
Poikkeus: liikekiinteistöissä ja toimistoissa, joissa talotekniikka on laaja ja automaatio keskitetty, yksi henkilö ei välttämättä riitä lainkaan. Siellä pysyvyys tarkoittaa tiimin pysyvyyttä, ja sopimuksessa kannattaa nimetä esimerkiksi LVI- ja kiinteistösähkövastaava erikseen.
Huoltokirja on taloyhtiön muisti
Huoltokirja on se dokumentti, joka pelastaa tilanteen, kun tuttu huoltomies lähtee. Siihen kirjataan kiinteistön järjestelmät, huoltotoimenpiteet, huoltovälit ja tehdyt työt. Hyvin ylläpidetty kiinteistön huoltokirja kertoo uudelle tekijälle esimerkiksi, mihin lämpimän käyttöveden lämpötila on säädetty, milloin kaukolämmön lämmönsiirrin on viimeksi tarkastettu ja missä vuotavien venttiilien kohdat ovat.
Moni taloyhtiö maksaa huoltokirjan ylläpidosta osana peruspalvelua, mutta kukaan ei tarkista, päivitetäänkö sitä. Hallituksen kannattaa pyytää ote huoltokirjasta kerran vuodessa, esimerkiksi tilinpäätöksen yhteydessä. Jos viimeisin merkintä on kahden vuoden takaa, se on selvä varoitusmerkki.
Kiinteistön kunnossapitovastuu on asunto-osakeyhtiölain mukaan taloyhtiöllä. Vastuu ei siirry huoltoyhtiölle, vaikka työt ulkoistetaan. Siksi tiedon pitää olla myös taloyhtiön omassa hallussa eikä vain huoltoyhtiön järjestelmässä.
Yleisimmät virheet huoltohenkilöstön vaihtuessa
Hinta ratkaisee kilpailutuksessa yksin. Kun kuukausimaksu huoneistoa kohden on 18 € toisella ja 24 € toisella, halvempi valitaan usein kysymättä, kuinka monta kohdetta yhdellä kiinteistönhoitajalla on. Jos yhdellä henkilöllä on 25-30 kohdetta, käynnit jäävät lyhyiksi eikä kohdetta ehdi oppia tuntemaan.
Vaihdosta ei huomata. Asukkaat huomaavat uuden kasvon pihalla ennen hallitusta. Jos vaihdoksesta ei ilmoiteta, ensimmäinen vuosihuolto voi mennä ohi, eikä kukaan tarkista, onko syyssiivous ja syöksytorvien puhdistus tehty ennen pakkasia.
Avaimet ja tunnisteet unohtuvat. Tämä kuulostaa pieneltä, mutta pakkasyönä vesivahingon sattuessa päivystäjä seisoo ovella ilman pääsyä lämmönjakohuoneeseen. Avainluettelo kuuluu päivittää aina henkilövaihdoksen yhteydessä.
Miten pysyvyyttä arvioidaan tarjousvaiheessa
Kun taloyhtiö vertailee huoltoyhtiöitä, henkilöstökysymykset kannattaa esittää suoraan. Kysy, kuinka kauan nykyiset kiinteistönhoitajat ovat keskimäärin olleet yrityksessä ja kuinka monta kohdetta yhdellä hoitajalla on. Pyydä referenssi taloyhtiöltä, jota sama henkilö on hoitanut useamman vuoden.
Ammattitaito näkyy myös koulutuksessa. Kiinteistönhoitajan perustutkinto tai kiinteistönhoitajan ammattitutkinto kertoo, että henkilö tuntee talotekniikan perusteet, kuten koneellisen ja painovoimaisen ilmanvaihdon erot tai lattialämmityksen säädön. Henkilö, jolla on alan koulutus, myös pysyy alalla todennäköisemmin kuin satunnainen kausityöntekijä.
Kausityöntekijät ovat erikseen. Lumen auraus ja nurmikon leikkuu teetetään usein kausiapulaisilla, eikä siinä ole ongelmaa, kunhan kiinteistön talotekniikasta vastaa pysyvä henkilö.
UKK
Voiko taloyhtiö vaatia tiettyä huoltomiestä?
Ehdottomasti ei voi, koska työnantaja päättää henkilöstönsä sijoittelusta. Sopimukseen voi kuitenkin kirjata nimetyn vastuuhenkilön, ilmoitusvelvollisuuden vaihdoksista ja oikeuden pyytää vaihtoa, jos yhteistyö ei toimi.
Kuinka pitkä perehdytys uudelle kiinteistönhoitajalle tarvitaan?
Tavallisessa kerrostalossa yksi 2-3 tunnin yhteinen kierros lähtevän hoitajan kanssa riittää perusasioihin. Kohteen erityispiirteet, kuten vanhan patteriverkoston oikut, opitaan yleensä ensimmäisen lämmityskauden aikana.
Maksaako pysyvä henkilöstö enemmän?
Kuukausihinta voi olla hieman korkeampi, koska hoitajalla on vähemmän kohteita. Ero kuitenkin usein kuittaantuu, kun turhat käynnit, päällekkäiset selvitykset ja myöhään havaitut viat vähenevät.
Pysyvyys syntyy sopimuksesta ja dokumentoinnista
Tuttu huoltomies on taloyhtiölle arvokas, mutta pelkän yhden henkilön varaan ei kannata rakentaa mitään. Paras tilanne on, että kohteella on pysyvä vastuuhenkilö, nimetty sijainen ja ajan tasalla oleva huoltokirja, jolloin vaihdos ei katkaise huoltoa. Ennen seuraavaa kilpailutusta tai sopimuksen jatkoa kannattaa kysyä huoltoyhtiöltä suoraan, kuka kohdetta hoitaa ensi talvena ja miten tieto siirtyy, jos tekijä vaihtuu.